Datenschutzhinweise für Mandanten

Gemäß der EU-Datenschutzgrundverordnung informieren wir Sie nachfolgend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

1. Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden?

Die Verantwortung für die rechtmäßige Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten tragen wir, die Notare Dr. Michael El-Gayar und Dr. Christoph Schrenk.

Dabei ist jeder von uns für den von ihm jeweils zu verantwortenden Bereich alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen jederzeit an den jeweils verantwortlichen Notar und/oder vertraulich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, und zwar wie folgt:

Verantwortliche:

Notar Dr. Michael El-Gayar
Notar Dr. Christoph Schrenk
Königstraße 72, 90402 Nürnberg
Telefon: 0911 214676-0
Telefax: 0911 241726
E-mail: kontakt@notare-elgayar-schrenk.de

Datenschutzbeauftragter:

Datenschutzbeauftragter der Notare Dr. El-Gayar/Dr. Schrenk
Königstraße 72, 90402 Nürnberg
Telefon: 0911 214676-0
Telefax: 0911 241726
E-Mail: datenschutzbeauftragter@notare-elgayar-schrenk.de

2. Welche Daten verarbeiten wir und woher kommen die Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalten, wie z. B:

Daten zur Person, insbes. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, im Einzelfall die Geburtenregisternummer;
Daten zur Kontaktaufnahme, insbes. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
in bestimmten Fällen (z. B. bei Grundstücksgeschäften und Schenkungen): steuerliche Identifikationsnummer;
in bestimmten Fällen (z. B. bei Eheverträgen, letztwilligen Verfügungen, Adoptionsanträgen): Daten zu familiärer Situation, zu Vermögenswerten, zur Gesundheit (z. B. weil diese der Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen) oder andere sensible Daten;
in bestimmten Fällen (z. B. bei Kaufverträgen): Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten (z. B. Darlehens- oder Kontonummern bei Kreditinstituten).

Außerdem verarbeiten wir Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

3. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten verarbeitet?

Als Notare sind wir jeweils Träger eines öffentlichen Amtes.

Unsere Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 e DSGVO).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend unseren Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für uns geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für uns zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe c DSGVO). Eine Nichtbereitstellung der von uns bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass wir die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müssten.

4. An wen geben wir Ihre Daten weiter?

Als Notare unterliegen wir einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle unsere Mitarbeiter und sonst von uns Beauftragte. Wir dürfen Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit wir dazu im Einzelfall verpflichtet sind, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung, oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht
oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht sind wir unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Landesnotarkammer Bayern oder unsere Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Als Auftragsverarbeiter sind mögliche Datenempfänger unser externer IT-Systembetreuer, Notarsoftware-Anbieter, Webhoster und die NotarNet GmbH. Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn wir hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet sind oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

Eine Kommunikation per E-Mail (bspw. Beantwortung von Anfragen, Versand von Entwürfen) ist möglich. Ausgehende E-Mails werden mit einer Transportverschlüsselung versendet („Start-TLS“), die den Inhalt der E-Mail während des Übertragungsvorgangs von unserem Mail-Server an den Mail-Server Ihres E-Mail-Providers vor einem unbefugten Zugriff Dritter schützt. Bitte beachten Sie, dass eine Transportverschlüsselung nur erfolgen kann, wenn der von Ihrem E-Mail-Provider eingesetzte Server diese unterstützt. Die Transportverschlüsselung betrifft nur den Übertragungsvorgang und schützt den Inhalt der E-Mail nicht vor einem Zugriff auf die Mail-Server, d. h., dass ein unbefugter Zugriff durch den E-Mail-Provider oder einen Dritten, der sich Zugang zu den Mail-Servern verschafft hat, möglich ist. Eine hiergegen gerichtete Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird nicht angeboten. Außerdem kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Transportverschlüsselung entschlüsselt und während des Übertragungsvorgangs ein Zugriff auf den Inhalt der E-Mail erfolgt. Sie haben daher die Möglichkeit, einer E-Mail-Kommunikation zu widersprechen. In diesem Fall erfolgt die Kommunikation schriftlich auf dem Postweg.

5. Werden Ihre Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich zur ordnungemäßen Vorbereitung und Durchführung notarieller Amtsgeschäfte (insbes. zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und zum Vollzug von Urkundsgeschäften, zur Vornahme von Beglaubigungen, zur Durchführung von Beratungen).

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Nach § 50 Abs. 1 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

Urkundenverzeichnis, elektronische Urkundensammlung, Erbvertragssammlung, Sondersammlung: 100 Jahre
Papiergebundene Urkundensammlung, Verwahrungsverzeichnis, Generalakten: 30 Jahre
Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste, Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Nebenakte schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- oder handelsrechtlichen Aufbewahrungs- bzw. Dokumentationspflichten (insbes. aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz, Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zum Zweck der Kollisionsprüfung zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

7. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht:

Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, wenn ja, zu welchen Zwecken wir die Daten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten wir verarbeiten, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen (Art. 15 DSGVO);
unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei uns gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei uns gespeicherten unvollständigen Datensatz von uns ergänzen zu lassen (Art. 16 DSGVO);
Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DSGVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DSGVO geboten ist;
von uns zu verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeiten, während wir beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfen, oder ggf. wenn wir Ihren Löschungsanspruch ablehnen (vgl. Art. 18 DSGVO);
der Verarbeitung zu widersprechen, sofern diese erforderlich ist, damit wir unsere im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrnehmen oder unser öffentliches Amt ausüben können, wenn Gründe für den Widerspruch vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DSGVO);
sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Postfach 22 12 19, 80502 München
Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Telefon: 089 - 2126720
Telefax: 089 - 21267250
E-mail: poststelle@datenschutz-bayern.de